II Estudio de presentaciones empresariales
En 2016 The Corporate Agency llevó a cabo el II Estudio de las presentaciones empresariales. Los datos obtenidos (que puedes conseguir en formato ebook suscribiéndote a nuestro blog) nunca dejan indiferente a nadie.
¿Sabías que el 24% de los encuestados asiste a una o más de una presentación empresarial al día?
Este importante dato nos hace constatar que las presentaciones gozan de excelente salud en el ámbito empresarial, de eso estamos seguros.
Sin embargo, y volviendo al estudio, comprobamos que el mismo porcentaje califica de “malas o aburridas” a las presentaciones a las que asistió en los últimos 18 meses.
Qué falla en las presentaciones empresariales
Si alguna vez has escuchado la expresión “muerte por powerpoint”, eres consciente de lo desesperantes que pueden llegar a ser.
Como hemos comentado, nadie está a salvo de ellas, sean buenas o malas, lo que nos lleva a preguntarnos qué está fallando en este formato para que el 83% de los encuestados espere claridad de ellas y reciba de todo, menos un mensaje claro.
En The Corporate Agency sí lo tenemos claro y queremos que tú también percibas lo que es una buena presentación empresarial y lo que no, empezando por diferenciar audiencias y aplicando las reglas básicas de la buena visualización de datos.
La audiencia, lo importante no eres tú
Dicho así, suena algo crudo, pero es una realidad que a todos nos cuesta entender hasta que nos llega la ocasión de enfrentarnos a una audiencia.
Es en ese momento, delante de una presentación, y con la misión de transmitir un mensaje, cuando nos damos cuenta de que hace falta algo más que una herramienta y muchos datos.
Las buenas presentaciones empresariales se distinguen por tener clara cuál es su audiencia y qué mensaje quieren transmitir.
Empecemos por la audiencia. Existen cuatro tipos fundamentales, que determinan de forma tajante los medios y el discurso necesarios para hacer llegar en mensaje.
Presentaciones individuales. Aquellas que están dirigidas a una sola persona, en las que dominará un lenguaje directo, con presencia de los pronombres “tú” y “mi”, que permitan desarrollar una conversación con el receptor.
Pequeños grupos. Representan un desafío añadido, puesto que debemos mezclar las técnicas destinadas a las presentaciones individuales, con aquellas orientadas a audiencias masivas.
Presentaciones online. Cuando utilizamos un canal online, estamos a expensas de dos factores que pueden arruinar la mejor presentación del mundo: una pobre conexión a internet y un fichero demasiado pesado. Para solventarlo, reduce al máximo las animaciones y el tamaño de las imágenes y gráficos.
Grandes audiencias. El salto cuantitativo impone un cambio de estrategia: simplifica los mensajes para dirigirlos a un mayor número de individuos con el objetivo de que se sientan identificados.
Las cuatro preguntas clave de tu audiencia
Una vez seleccionado el tipo de audiencia al que vas a dirigirte, es necesario que te plantees las preguntas clave de las buenas presentaciones empresariales.
¿Quiénes son? Por ejemplo, equipos de venta con necesidades formativas.
¿Qué saben? Por ejemplo, conocimientos básicos sobre técnicas de venta.
¿Qué les interesa? Por ejemplo, conocer nuevas técnicas de venta aplicadas al sector financiero.
¿Qué quiero que aprendan? Por ejemplo, las técnicas de cierre más eficaces específicas del sector.
Diseñando buenas presentaciones empresariales, las 10 + 1 reglas de oro
Conocer a la audiencia es tan importante como el mensaje o la visualización de datos correcta, porque como nos has oído decir en infinidad de ocasiones, todo comunica.
Si la audiencia no se siente conectada con el ponente, malo. Si la presentación no tiene estructura, peor. Si además, los datos están pobremente tratados, no llegaremos a la meta.
Para controlar todos los aspectos de una presentación debes atender a una serie de reglas de oro inamovibles. Y lo son, porque cuando una de ellas falla, el edificio de la comunicación empresarial se tambalea.
1/ Proporción
En líneas generales, mantén la presentación en menos de 15 diapositivas. Por encima, estarás saturando a tu audiencia con más información de la que puede procesar, porque de media, solo recordará entre 5 y 7 diapositivas 24 horas después.
2/ Atención del usuario
Los ciclos de atención de un adulto medio oscilan entre 5 y 12 minutos. Esto quiere decir que deberás hacer un enorme esfuerzo por reenganchar la atención del usuario cada cierto tiempo.
Considera la introducción de material audiovisual o la inclusión de anécdotas o preguntas directas al público para que pueda volver a tu terreno.
3/ Imágenes
Las imágenes poseen un enorme poder de seducción. Son capaces de transmitir más rápido y de forma más eficaz emociones, sentimientos, pensamientos y sensaciones.
Si las introduces de forma estratégica en tu discurso, ayudarás a que la presentación sea más fácil de seguir.
4/ Tipos de pensadores
Existen muchos tipos de pensadores entre los miembros de tu audiencia. Los hay analíticos, estructurales, sociales y conceptuales.
Entender la diferencia entre su forma de pensar y cómo abordarlos es clave para que una presentación empresarial satisfaga a todos.
5/ Historia única
Las buenas presentaciones empresariales se caracterizan por una cosa: el texto y las diapositivas forma una historia única que comunica algo relevante para alguien.
Por eso se habla tanto en estos días de storytelling adaptado a presentaciones. Si vas a comunicar, debes envolver el mensaje con un discurso adaptado a la audiencia.
6/ Boceto gráfico
Comienza creando un boceto gráfico de toda la presentación, sin grandes detalles. Define qué tema vas a abordar en cada diapositiva y qué cantidad de información necesitas para cada apartado.
Después, selecciona los datos necesarios para justificar tus argumentos. Procura que no sean demasiados y que los gráficos sean sencillos.
Por último, escribe los textos necesarios para apoyar los datos o conceptos.
7/ Ritmo
Al igual que las películas, las buenas presentaciones empresariales necesitan de cierto ritmo entre una escena y otra. Incluso las grandes producciones de acción tienen momentos de calma donde los protagonistas recargan energías.
Consigue que tu presentación también tenga el ritmo adecuado reduciendo la información de cada diapositiva al máximo. Así el ponente podrá hacer pausas e introducir frases que sirvan de enlace entre una y otra.
8/ Cierre
Cierra la presentación con la idea principal que quieres que la audiencia recuerde. Dentro de una horas, solo recordarán una pequeña parte la información presentada, por lo que debes insistir en la única idea con la que quieres que se queden.
9/ Explicaciones
Las buenas presentaciones empresariales no están hechas para vivir sin las explicaciones del ponente. ¿Por qué? Porque si incluyes en cada diapositiva la misma información que transmites de forma hablada, los asistentes leerán la diapositiva y desconectarán.
10/ Historias
Las personas difícilmente recuerdan datos o cifras, por el contrario, recuerdan bien las historias.
Esto no quiere decir que debas convertir una presentación empresarial en un drama o una comedia, pero sí puedes emplear recursos como las analogías, anécdotas e historias para conectar con el público.
11/ Sorprende
Sorprende al público dando giros a la presentación que la audiencia no espere. Aunque en el ejemplo que puedes ver debajo de estas líneas la ponente es en realidad una actriz, puede servirte para saber cómo mantener en vilo a la audiencia, de principio a fin.
No solo cuenta el contenido del mensaje (evitar la crueldad con los animales) sino cómo lo presentas.
Llegó la hora de la verdad, gráficos y diseño
Todas estas recomendaciones no servirán de nada si los gráficos y el diseño de la presentación no son de primera calidad.
Errores en la elección de colores, gráficos poco claros o malas prácticas de comunicación visual arruinarán al mejor de los ponentes o una presentación bien estructurada.
Comencemos por lo más evidente, el diseño.
El uso de tipografías simples, sin florituras, evitará que el público se distraiga y que le mensaje resalte por encima de la forma.
Además, las buenas presentaciones empresariales destacan por resaltar con negritas las palabras o frases más importantes.
También, como empresa especializada en comunicación visual, nos gusta aplicar otros principios básicos del diseño de presentaciones como esquemas de color simples, basados en la elegancia y claridad, como en la presentación que puedes ver bajo estas líneas, realizada con nuestros mejores trabajos de 2016.
Presentación de trabajos The Corporate Agency 2016 from The Corporate Agency on Vimeo.
La clave final, coherencia
Es cierto que los espíritus creativos son perfeccionistas, pero no es por casualidad. Atiende a una razón profunda y que está relacionada por el amor a los detalles.
Cuando se cuidan, se presta atención a la coherencia, que es lo que finalmente hará que las buenas presentaciones se puedan convertir en geniales.
¿Cómo aplicar la coherencia? Utiliza siempre una estructura de tamaños de tipografía rígida y sé constante. Es decir, si decides que los titulares deben tener un tamaño X, mantén siempre ese tamaño.
Y aplica este mismo principio a la paleta de color, y a los recursos tipográficos como numeraciones y viñetas, decide qué te conviene más y repite la pauta.
¿Qué experiencias has tenido con las presentaciones empresariales? ¿Tienes algún truco infalible que puedas compartir con nosotros? Te esperamos en los comentarios.
